Door Pauline Baijer
We kennen hem allemaal: de ambtenarenloop. Een afspraak maken om een overlijdensaangifte te doen – omdat je graag tijdig over de fysieke documenten wil beschikken – kan uitsluitend online. Na het invullen van de gegevens ontvang je een gedigitaliseerde uitnodiging: de eerstvolgende mogelijkheid is over tien dagen! Een telefoontje naar de gemeente brengt je via een gezellige wachttune bij de telefoniste. Helaas, zij kan niets voor u
betekenen. ‘Maar u kunt heel eenvoudig een afspraak online inplannen!’ is het opgewekte antwoord. Na wat gemorrel word je uiteindelijk doorverbonden met de afdeling Burgerzaken, waar je eerst de stagiaire moet trotseren om uiteindelijk in contact te komen met iemand die ‘handmatig een afspraak kan inplannen’!
Ingewikkelder – hoewel ik bovenstaande werkwijze al frustrerend en ingewikkeld genoeg vind – werd het toen ik een melding kreeg van het onverwachte overlijden van een 51-jarige Poolse vrouw. Haar kinderen wisten niet of de uitvaart in Nederland of in Polen moest plaatsvinden, maar mogelijk zou het testament hierover uitsluitsel geven. De welwillende notaris kon het testament met spoed opvragen mits hij een overlijdensakte had. Dus via de eerder omschreven loop verscheen ik op mijn ‘handmatig ingeplande afspraak’. “Wordt mevrouw begraven of gecremeerd?”, wilde men weten, “Dan kunnen we het Verlof maken.” Mijn uitleg dat op dit moment ‘slechts’ de overlijdensakte nodig was, en ik in de loop van de week terug zou komen voor het verlof, stuitte op weerstand. “Wij geven de Akte en het Verlof altijd tegelijk af.” Een in de hiërarchie hogere ambtenaar kon evenmin zijn toestemming verlenen: voor dergelijke ingewikkelde zaken had alleen meneer K. beslissingsbevoegdheid, “en die heeft vandaag een pappadag!” Hemel en aarde bewogen, maar de gemeente werkt volgens strakke protocollen. Zijn dergelijke protocollen niet in het leven geroepen om zaken te vereenvoudigen? En zijn er binnen de organisatie geen mensen die dergelijke protocollen onder bijzondere omstandigheden onder de loep kunnen nemen, om vervolgens te constateren dat het soms noodzakelijk is over de grenzen van het protocol heen te kijken?
Onlangs werd ik benaderd door twee oudere heren: ze hadden het graf bezocht waar destijds – in 1947 – hun 2-jarige zusje begraven was, en een wildernis aan onkruid aangetroffen. De administrateur van deze begraafplaats wist te vertellen dat zij er weliswaar nog lag, maar dat het graf inmiddels aan iemand anders was uitgegeven. “Zou die er bezwaar tegen hebben als we er een klein steentje op plaatsen?” vroegen ze. Maar dat kon alleen met toestemming van de rechthebbende, en die mocht volgens de Wet op de Privacy niet bekendgemaakt worden! Of ik iets voor ze
kon betekenen …
Helaas moet ik constateren dat je met een vergrootglas moet zoeken naar ambtenaren die de voorgeschreven protocollen af en toe eens kritisch onder de loep durven te nemen!
Deze column werd gepubliceerd in Vakblad Uitvaart, juli/augustus (6/2022).
Pauline Baijer verleent funeraire diensten en executele.
